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Ordem de serviço para ótica: da receita ao laboratório, sem perder prazo

No OptoSystem, a O.S. nasce da venda com a receita de cada olho, a lente, a armação, o laboratório e o prazo. A lista mostra o que está em produção, atrasado, pronto e em retrabalho, e o cliente é avisado pelo WhatsApp quando os óculos ficam prontos.

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Lista de ordens de serviço do OptoSystem com os indicadores em produção, atrasadas, prontas para entrega e em retrabalho, e cada O.S. com data do pedido, previsão e etapa
Tela real numa conta de demonstração, com os nomes dos clientes desfocados.

O.S. no papel se perde entre o balcão e o laboratório

A ordem de serviço é onde a venda da ótica vira produto: receita, medidas, armação, lente, laboratório e a data prometida ao cliente. Quando ela é preenchida à mão, o controle depende da memória de quem atendeu.

É aí que aparecem os problemas:

  • grau anotado errado ou ilegível chegando ao laboratório;
  • O.S. atrasada descoberta só quando o cliente aparece na loja;
  • lente que volta com defeito sem registro do motivo;
  • óculos prontos na gaveta porque ninguém avisou o cliente.

Como a O.S. funciona no OptoSystem

  1. Abertura a partir da venda

    A O.S. já traz as lentes e armações da venda. Você preenche a receita de cada olho (esférico, cilíndrico, eixo, DNP e adição), o profissional e a validade.

  2. Lente, armação e medidas

    Tipo de lente (pronta ou surfaçada), tratamento e coloração; material e estado da armação, centro óptico, ponte e altura.

  3. Laboratório e prazo

    Escolha o laboratório e a data de entrega. O prazo conta só os dias úteis e os feriados que você configurou.

  4. Produção, conclusão e entrega

    A O.S. segue de Em produção para Concluído e Entregue. Na entrega, o cliente assina no próprio celular lendo um QR code.

O que muda no controle de O.S.

Prazo à vista, receita conferida e cliente avisado na hora certa.

  • Receita conferida

    Valores fora da faixa, como eixo acima de 180, são recusados. Receita vencida ou incompleta só segue para produção com liberação do supervisor.

  • Atraso à vista

    A lista mostra quantas O.S. estão em produção, atrasadas, prontas para entrega e em retrabalho, com filtros por cliente, venda e prazo.

  • Retrabalho registrado

    Quando a lente volta com defeito, a O.S. vai para Retrabalho com o detalhe do problema e os dias extras, e só fecha com liberação do supervisor.

  • Conferência na volta do laboratório

    Antes de concluir, a loja confirma o recebimento e registra qualquer ocorrência com foto ou áudio.

  • Cliente avisado

    O aviso de serviço concluído sai por WhatsApp ou e-mail, sozinho ao concluir a O.S. ou pelo botão de aviso.

  • Cliente acompanha pelo link

    A via do cliente traz um link e um QR code para ele ver a situação e a previsão de cada O.S. da compra.

  • Uma via para cada um

    Impressão em cinco versões: completa, do cliente, da ótica, do laboratório e em 80 mm.

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O caminho da O.S. na sua ótica

  1. 1

    Lançamento

    O.S. aberta a partir da venda, com receita e medidas.

  2. 2

    Em produção

    Laboratório e prazo definidos; o atraso aparece na lista.

  3. 3

    Recebimento

    Lente de volta e conferida na loja.

  4. 4

    Concluído

    Aviso automático para o cliente vir buscar.

  5. 5

    Entregue

    Assinatura do cliente no celular e termo de entrega.

  6. 6

    Retrabalho

    Se a lente voltar com defeito, o motivo e os dias extras ficam registrados.

Óticas que já trabalham com o OptoSystem

Ótica MimosoCase

Grupo com duas lojas (Ótica Mimoso e Ótica Brasil) no plano Gestão Total, usando o OptoSystem desde 2022.

Antes

  • Vendas e pedidos anotados à mão
  • Estoque conferido no papel
  • Cálculos manuais no fim do dia

Com o OptoSystem

  • Venda fechada no balcão, com receita e parcelamento
  • Estoque organizado e pedidos em poucos cliques
  • Nota fiscal emitida direto da venda
  • 2lojas no mesmo sistema
  • 16usuários ativos
  • +5 milclientes cadastrados
  • +4,3 milnotas fiscais emitidas
“Estoque organizado, vendas mais rápidas e clientes satisfeitos. Não voltamos para o papel nunca mais!”
Adelian, Ótica Mimoso
  • Ótica Mimoso
  • Ótica Layout
  • Ótica Brasil
  • Otica Cristal
  • Otica Erica
  • Ótica Saúde
  • Ótica Mimoso
  • Ótica Layout
  • Ótica Brasil
  • Otica Cristal
  • Otica Erica
  • Ótica Saúde

Veja também

Recursos do OptoSystem

Para ler e assistir

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes sobre O.S. de ótica

  • Esférico, cilíndrico, eixo, DNP e adição de cada olho, além do profissional e da validade da receita. Valor fora da faixa é recusado.

Controle as O.S. da sua ótica no OptoSystem

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