Filiais: criar loja, convidar e acompanhar o grupo

Onde fica

Definições → Empresa → Filiais. No mesmo grupo do menu ficam Transferências, Estoque das filiais, Convites e o Painel do grupo. Transferências, Estoque das filiais e Painel do grupo aparecem para a matriz que já tem filiais. A filial vê Transferências para confirmar o que recebe.

Filiais é um recurso do plano Gestão Total.

Passo a passo

Criar uma filial nova

1. Em Criar filial nova, preencha o Nome da loja e o E-mail do administrador da filial.
2. Crie o Usuário de acesso e a Senha inicial com que o administrador da filial vai entrar. Telefone e CNPJ são opcionais.
3. Clique em Criar filial. Aparece o aviso Filial criada; o banco está sendo provisionado. e a sua loja passa a ser a matriz do grupo.
4. Em poucos minutos a loja nova entra na lista Filiais, no fim da tela. Até o administrador dela completar os dados da empresa no primeiro acesso, ela aparece como Filial #número.

Convidar uma loja que já usa o OptoSystem

1. Em Convidar loja existente, informe só um dos dois: o E-mail do administrador da loja ou o CNPJ dela.
2. Clique em Enviar convite. O convite vale por 7 dias, e a matriz pode enviar até 5 convites por dia.
3. Em Definições → Empresa → Convites, a parte Convites enviados mostra cada convite e a situação dele: Aguardando resposta, Aceito, Recusado ou Expirado.
4. Do lado da loja convidada, o administrador abre Definições → Empresa → Convites, vê o convite em Convites recebidos e clica em Aceitar (ou Recusar). Ao aceitar, a loja passa a ser filial do grupo, com o histórico dela.

Ver as filiais do grupo

A lista Filiais mostra a Razão social, o Nome fantasia, o CNPJ (mascarado) e o Papel de cada loja do grupo.

Para acompanhar o grupo inteiro, abra Definições → Empresa → Painel do grupo: ele soma as Vendas e o Faturamento dos últimos 30 dias de todas as lojas e mostra os números Por filial.

Mandar mercadoria de uma loja para outra

1. Na matriz, abra Definições → Empresa → Transferências.
2. Em Solicitar remanejamento, escolha a Filial de destino, o Produto da sua loja e a Quantidade, e clique em Solicitar. A transferência aparece em Enviadas e a quantidade fica Reservada na sua loja.
3. Na filial de destino, o administrador abre Definições → Empresa → Transferências. A transferência aparece em Recebidas: quando a mercadoria chegar, ele clica em Confirmar, e o estoque das duas lojas é atualizado.

Antes de pedir, dá para ver o saldo da outra loja em Definições → Empresa → Estoque das filiais: abra Filtros, escolha a filial e clique em Filtrar.

Erros comuns

• "Já existe uma loja com este CNPJ no sistema." — o CNPJ informado em Criar filial já é de outra loja. Se essa loja já usa o OptoSystem, convide em vez de criar.
• "Nenhuma loja encontrada para o e-mail/CNPJ informado." — o e-mail não é do administrador de nenhuma loja, ou o CNPJ não está cadastrado. Confira com a loja convidada.
• "Informe exatamente um: e-mail do administrador OU CNPJ da loja." — no convite, preencha só um dos dois campos.
• "Limite de 5 convites por dia atingido para esta matriz." — espere o dia seguinte para enviar novos convites.
• "Uma filial não pode virar matriz nem receber filiais (grupo tem profundidade 1)." — uma loja que já é filial não cria nem convida outras lojas; faça isso pela matriz.
• Não vejo Transferências nem Painel do grupo no menu — eles aparecem para a matriz depois que o grupo tem pelo menos uma filial.

Ver também

• Controlar o estoque
• Cadastrar usuários da equipe