Guia · atualizado em 19/10/2026
Rotina da ótica do orçamento à entrega: o fluxo de cada atendimento
Todo atendimento de ótica passa pelas mesmas etapas: orçamento, venda, ordem de serviço, óculos pronto, entrega e pós-venda. Quando cada etapa deixa um registro que a seguinte aproveita, nada é digitado duas vezes, nenhum orçamento fica esquecido e o cliente sabe sempre em que pé está o pedido.
Onde o atendimento costuma se perder
O orçamento que o cliente levou para pensar e ninguém retomou, a venda que foi digitada de novo na nota, a O.S. que atrasou sem aviso e o cliente que não sabia que os óculos estavam prontos. Cada perda acontece na passagem de uma etapa para a outra.
Por isso o fluxo funciona melhor quando o mesmo registro atravessa todas as etapas: o orçamento vira venda, a venda abre a O.S. e a nota sai da venda.
As seis etapas, uma ligada à outra
Cada etapa termina com um registro que a próxima usa.
- Orçamento: armação, lentes e valor registrados para o cliente
- Venda: o orçamento aceito vira venda, com a forma de pagamento e as parcelas
- Ordem de serviço: receita, laboratório e prazo, a partir da venda
- Óculos pronto: a O.S. concluída avisa o cliente para vir buscar
- Entrega: retirada registrada e nota fiscal emitida a partir da venda
- Pós-venda: pedido de avaliação e contato nas datas certas
Quem faz o quê
Em óticas pequenas, a mesma pessoa atende, vende e entrega; em lojas maiores, o vendedor faz o orçamento, o técnico cuida da O.S. e o caixa recebe. Nos dois casos, o que importa é que cada um veja o que precisa sem perguntar ao colega.
Cargos com permissões diferentes ajudam: o vendedor não precisa ver o financeiro, e o supervisor libera o que foge da regra.
Passo a passo
- 1Registre todo orçamentoMesmo o que não fecha na hora: é ele que vira a lista de quem retomar nos próximos dias.
- 2Converta sem redigitarQuando o cliente aceita, o orçamento vira venda com os mesmos itens e valores.
- 3Abra a O.S. a partir da vendaComplete a receita, o laboratório e o prazo; os produtos já vêm da venda.
- 4Avise quando ficar prontoA conclusão da O.S. deve disparar o aviso ao cliente, sem depender de alguém lembrar.
- 5Entregue e emita a notaRegistre a retirada e emita a nota fiscal a partir da venda já feita.
- 6Feche com o pós-vendaPeça a avaliação e agende o próximo contato, como a revisão da receita.
Como o OptoSystem liga as etapas
- O orçamento registra armação, lentes e valor e, quando o cliente aceita, é convertido em venda sem redigitar nada.
- As parcelas escolhidas na venda entram sozinhas em Contas a receber; no crediário próprio, o sistema gera o carnê e o termo de confissão de dívida.
- A O.S. abre a partir da venda com a receita, a armação, o laboratório e o prazo, e segue de Em produção para Concluído e Entregue.
- Com o WhatsApp da loja conectado, o cliente recebe o aviso de O.S. pronta; a nota fiscal sai direto da venda.
- O Painel de Vendas mostra quantos orçamentos estão sem retorno, para a equipe retomar.
Veja em detalhe: Sistema para óticas.
Perguntas frequentes
Vale, e é o que mais traz venda de volta: o orçamento registrado vira a lista de quem retomar. Sem registro, o cliente que foi pensar some.
Dá para seguir com papel e planilha, mas cada etapa vira uma digitação nova. Num sistema, o registro de uma etapa alimenta a seguinte.
Cada um com seu login e cargo. No OptoSystem, os cargos definem o que cada pessoa vê e faz, e o supervisor libera o que foge da regra.
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Publicado em 19/10/2026 · próxima revisão em 17/01/2027.